Overzichtelijk werken met de Flowchart

De Flowchart – Een werkwijze om georganiseerder te ondernemen


Als zzp’er moet je veel zelf doen, je bepaalt zelf wat er gebeurt en wat er niet gebeurt. In dit blog besteden we aandacht aan een methode om je het ondernemen overzichtelijk te maken. De basis van dit idee hebben we geleend uit het ‘scrum’ principe. Zie het als scrum voor zzp’ers. We noemen het: de flowchart.

Scrum is ontwikkeld als methode om software ontwikkel teams snel en gericht overzicht in taken te geven. Nu ben jij geen team en ontwikkel je waarschijnlijk ook geen software, toch kan werken met deze methode veel rust en voldoening geven.
De benodigdheden voor het maken van een flowchart:
– Bord/Vlak waar je post-it’s op kunt plakken (scrumboard of flowchart)
– Post-it’s
– Pen of stift

Het maken van de flowchart

Eerst gaan we de flowchart maken, daarna leggen we uit hoe het werkt. Neem je bord of vlak waarop je gaat werken. Voor een paar euro heb je al een white board bij een winkel zoals Action. Dat voldoet prima als flowchart. Wil je budget beginnen, dan is een A3 vel een mooie start. De basis van de flowchart zijn drie kolommen. Geef de drie kolommen de volgende namen: To do | In progress |  Done.

Laten we uitleggen hoe het in z’n werk gaat. Binnen je onderneming zijn er vaak veel verschillende taken af te werken. Hiervan maak je een to do list. Schrijf elke taak van je to do list op een post it. Plak de post-its in de kolom ‘To do’. Nu heb je alle taken die gedaan moeten worden overzichtelijk voor je liggen. Nu wil je aan de gang met de verschillende taken. Als je start met een taak zet je de taak in de kolom ‘In progress’. Op het moment dat je een taak afgerond hebt zet je hem in ‘Done’. Hoe simpel of misschien kinderachtig het ook klinkt, alleen dit doen gaat je al voldoening geven. Als je aan het begin van de week alle post-its in het vak To Do ziet staan en op het einde van de week in ‘Done’ dan geeft dat voldoening. Wat ook voldoening geeft is het fysiek verplaatsen van een post-it. Je visualiseert dat een taak afgerond is, je hersenen ervaren dat als een beloning en maken dopamine aan.

In progress

Er is een belangrijke spelregel bij de flowchart. In het vak ‘In progress’ mogen maar een beperkt aantal taken staan. Anders ben je te veel te gelijk aan het doen en raak je, je focus kwijt. Daarom mogen er maximaal 3 taken in de kolom ‘in progress’ staan. Je bent dan gedwongen eerst taken waar je mee bezig bent af te ronden voordat je aan nieuwe taken begint.

Mijn agenda is complexer dan 3 taken

Stel dat je merkt dat de flowchart niet werkt voor jou omdat je te veel taken hebt die je tegelijk moet uitvoeren. Of je taken zijn zo complex dat je er altijd wel met een paar tegelijk bezig bent. Dan hebben we nog een tip om je flowchart uit te breiden. Voeg helemaal links, voor ‘to do’ een kolom toe en noem die Thema of Story. In deze kolom noteer je onder elkaar de verschillende onderdelen waar je aan werkt. Een factuur versturen en een betaling doen vallen bijvoorbeeld allebei onder ‘Administratie’. De klanten die je gaat bellen en de gegevens die je verzamelt over hen, zijn twee losse taken maar vallen onder het thema ‘Acquisitie’.

Simpeler

Dit is een eenvoudige manier om je leven overzichtelijker en simpeler te maken. Werk er een paar weken mee en je zult merken dat je veel opgeruimder onderneemt. Ter inspiratie nog een fragment uit de serie Silicon Valley waar Scrum uitgelegd wordt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *